Tiếp tân là gì? Câu hỏi này sẽ không khó trả lời bởi hiện nay tại các doanh nghiệp kinh doanh lớn và nhà hàng – khách sạn đều có bộ phận tiếp tân để tiếp đón và hướng dẫn khách hàng. Nhưng cụ thể công việc mà họ làm hàng ngày là gì? Tại sao đây là nghề được nhiều người ưu ái lựa chọn?
Tiếp tân là gì? Công việc của nhân viên tiếp tân
Tiếp tân trong tiếng Anh được gọi là guest service agent, là những người trực ở quầy lễ tân mà chúng ta thường thấy ở các nhà hàng – khách sạn hay các doanh nghiệp lớn với dáng vẻ tươm tất trong những bộ trang phục lịch sự, thái độ vui vẻ chào đón mỗi khi có khách hàng bước vào. Họ sẽ thực hiện việc hướng dẫn và tiếp nhận những thông tin để đáp ứng nhu cầu của bạn. Đồng thời liên kết với các bộ phận khác để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Cụ thể công việc hàng ngày của tiếp tân là trực ở quầy, khi có khách hàng đến thì đón tiếp và hỏi thông tin để liên hệ đến các bộ phận. Sau đó, hướng dẫn các thủ tục và dẫn khách đến phòng chờ, mời nước. Bên cạnh đó, họ còn có nhiệm vụ trực điện thoại khi có khách hàng gọi đến, tiếp nhận mọi thông tin chính xác và chuyển đến các bộ phận liên quan, giải đáp các thắc mắc của khách hàng trong phạm vi công việc. Ngoài ra, tiếp tân còn xử lý các giấy tờ văn bản để chuyển giao đến các bộ phận trong công ty và nhận trách nhiệm chuyển hồ sơ, văn bản đến các đơn vị bên ngoài khi có yêu cầu. Thực hiện công việc hậu cần trong các buổi họp, tổ chức sự kiện…
Tại sao nên lựa chọn nghề tiếp tân?
Nhờ sự phát triển của các doanh nghiệp ở lĩnh vực dịch vụ, đặc biệt là nhà hàng – khách sạn đã tạo điều kiện việc làm tiếp tân cho nhiều bạn. Với số lượng tuyển dụng như hiện nay thì chúng ta rất dễ dàng ứng tuyển. Tuy nhiên, bạn phải đáp ứng các yêu cầu về ngoại hình và chiều cao, một số kỹ năng cần thiết cho công việc. Nhưng nhìn chung, công việc lễ tân không đòi hỏi quá cao về bằng cấp và chuyên môn.
Mức lương tiếp tân cũng là điều làm hài lòng mọi người bởi so với tính chất công việc thì mức lương nhận được khá ưu đãi và hợp lý. Theo đó, mức lương trung bình từ 6 – 10 triệu/tháng và đặc biệt nếu thực hiện tốt công việc còn có thể nhận thưởng, tiền tip.
Đây còn là công việc đa dạng và khá năng động vì đôi khi có những tình huống phát sinh thì một nhân viên lễ tân có nhiệm vụ giải quyết. Điều này giúp họ rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề, học cách chủ động và giao tiếp với nhiều đối tượng khách hàng khác nhau. Đặc biệt, tại các nhà hàng – khách sạn lớn mà khách hàng đến từ các quốc gia và mỗi nơi là những phong cách văn hóa khác nhau giúp cho nhân viên tiếp tân có cơ hội tiếp xúc, học tập và tiếp thu những nền văn hóa, kiến thức mới làm phong phú vốn sống và kinh nghiệm làm việc.
Những yêu cầu cần có khi làm tiếp tân
Ngoài yếu tố ngoại hình thì những kỹ năng mềm hầu hết ở mỗi nhân viên lễ tân điều phải có bao gồm về kỹ năng giao tiếp. Bởi tính chất công việc là thường xuyên tiếp xúc với khách hàng nên họ phải nói chuyện thật khéo léo. Đồng thời lễ tân phải giải đáp các thắc mắc của khách hàng nên cần có giọng nói dễ nghe và cách nói chuyện rõ ràng, dễ hiểu.
Kỹ năng xử lý tình huống đối với mỗi lễ tân là cần thiết rèn luyện trong quá trình làm việc. Do không thể tránh khỏi các tình huống khách hàng không hài lòng với một vấn đề nào đó, có thể là chất lượng dịch vụ không tốt, phàn nàn về thái độ phục vụ. Khi đó, bạn cần có những ứng xử thông minh, nhẹ nhàng để khiến họ bình tĩnh lại. Sau đó, báo cáo với cấp trên để kịp thời giải quyết.
Bí quyết để trở thành nhân viên tiếp tân chuyên nghiệp
Để trở thành nhân viên tiếp tân chuyên nghiệp thì mỗi người cần có những phẩm chất cá nhân cần thiết như: Thái độ nhiệt tình, luôn nở nụ cười, thân thiện và chu đáo, nhã nhặn, trang phục gọn gàng và lịch sự, hướng dẫn khách tận tình. Vì họ là bộ mặt của doanh nghiệp và những ứng xử không tốt có thể ảnh hưởng đến uy tín và lợi ích trong việc kinh doanh.
Bên cạnh đó, mỗi người cần trang bị cho mình những chuyên môn cần thiết. Không chỉ là phục vụ khách hàng mà còn những kỹ năng chuyên môn về công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo ngoại ngữ. Bởi điều này sẽ giúp chúng ta có những cơ hội phát triển với mức lương cao hơn.
Vậy là, chúng ta đã biết tiếp tân là gì, một nghề dễ tìm việc và năng động nên rất thích hợp với những bạn trẻ có ngoại hình ưa nhìn, tính cách linh hoạt. Nếu hội đủ các yếu tố trên thì mọi người đừng e ngại mà hãy thử sức mình ở vị trí việc làm này nhé!