Nếu như bạn đang hoặc sẽ đi làm ở một môi trường sử dụng tiếng Anh là chủ yếu, chắc chắn bạn sẽ thường xuyên nhìn thấy từ Procedure trong những bảng báo cáo hay lập kế hoạch của nhân viên trong công ty. Vậy Procedure là gì và cách để tạo ra một Procedure hiệu quả là như thế nào? Mời bạn cùng tim hiểu qua bài viết dưới đây nhé.
- Khái niệm Procedure
Procedure là một từ tiếng Anh, khi dịch sang tiếng Việt có nghĩa là Quy trình, dùng để nói đến một cách thức cụ thể để tiến hành một kế hoạch, một hoạt động có mục đích và mục tiêu. Nói một cách dễ hiểu hơn, quy trình được đề ra nhằm hoàn thành một nhiệm vụ theo các bước bài bản, có đầu vào và đầu ra bao gồm làm gì, ai làm, làm vào lúc nào, làm ở đâu và làm như thế nào. Nói tới đây chắc hẳn sẽ có nhiều người nhầm lẫn quy trình với cụm từ “quá trình”, tuy nhiên mọi người cần phải phân biệt rõ hai khái niệm này trong khi làm việc.
Quá trình dùng để chỉ tới các hoạt động được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu. Trong khi đó quy trình lại nói tới các phương pháp cụ thể để thực hiện được các hoạt động đó và thường được thể hiển bằng văn bản. Tóm gọn lại, quy trình được sinh ra để kiểm soát quá trình thực hiện hành động theo một tiêu chuẩn nhất định.
Tại sao cần phải có Procedure?
Nhìn chung các quy trình sẽ có hai đặc điểm chính sau đây:
– Quy trình thường sẽ không thay đổi và phải thực hiện theo thứ tự nhất định đã được chuẩn hóa.
– Quy trình phải đảm bảo các yếu tố: ngắn gọn, cụ thể, dễ hiểu, chính xác và quan trọng là phải thực tế nghĩa là phải phù hợp với hoàn cảnh thực hiện.
Quy trình nghe qua thì có vẻ đơn giản nhưng lại là công cụ không thể thiếu nếu một doanh nghiệp muốn các hoạt động kinh doanh diễn ra trôi chảy và hiệu quả. Vậy vai trò của Procedure là gì?
Đối với nhân viên
– Khi đi làm, mỗi cá nhân sẽ có những kĩ năng, kiến thức và kinh nghiệm khác nhau để áp dụng vào công việc. Tuy nhiên họ không thể vì thế mà cùng một kế hoạch đề ra, mỗi người làm theo một ý và cuối cùng không đạt kết quả như mong muốn. Procedure sẽ giúp cho người thực hiện công việc có chỉ dẫn để dựa vào, từ đó họ sẽ biết phải tiến hành công việc như thế nào cho hợp lí.
– Thử tưởng tượng cùng một việc mà bạn phải làm đi làm lại nhiều lần vì chưa đúng ý cấp trên thì sẽ rất stress và mất thời gian đúng không? Quy trình được sinh ra là để bạn giải quyết vấn đề này, bạn chỉ cần làm đúng quy trình thì sẽ đạt được kết quả mong muốn vì toàn bộ quy trình đã được thông qua và chuẩn hóa từ phía cấp trên.
Đối với cấp quản lí
– Đối với những người thuộc cấp lãnh đạo, procedure sẽ giúp họ dễ dàng kiểm soát tiến độ cũng như chất lượng công việc từ nhân viên hơn, từ đó tiết kiệm nhiều thời gian hơn, nhanh đạt được mục tiêu hơn cho mỗi kế hoạch đề ra.
Quy trình mang tính chất kế thừa và phát huy
Khi một quy trình được đưa ra nghĩa là nó đã được xem xét kĩ lưỡng và dựa theo các tiêu chuẩn để hình thành nên. Tuy nhiên, càng ngày chúng ta sẽ càng giỏi hơn, tiến bộ hơn, vì thế chúng ta sẽ không chỉ kế thừa và còn phát huy những gì đã tồn tại.
Nếu không có quy trình, người ta sẽ làm việc dựa vào cảm tính và kinh nghiệm nhiều hơn. Nhưng những yếu tố không phải lúc nào cũng đúng, điều đó dẫn tới việc bạn có thể sẽ làm hoài một việc mà không nhận ra phương thức đó không hề hiệu quả.
Ngược lại, khi nhìn vào một Procedure và trong quá trình thực hiện, bạn sẽ nhận ra những điểm thiếu sót, không phù hợp để từ đó cải tiến quy trình ngày một tốt hơn giúp đạt hiệu quả công việc cao hơn.
Cách thiết lập và sử dụng Procedure hiệu quả
Để thiết lập được một Procedure đạt chuẩn không phải là việc dễ dàng. Dưới đây là những bước để tạo ra một quy trình hiệu quả.
- Xác định nhu cầu.
- Xác định mục đích.
- Xác định phạm vi áp dụng.
- Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tham khảo.
- Xác định số bước công việc.
- Xác định các điểm kiểm soát.
- Xác định người thực hiện.
- Xác định tài liệu phải tuân theo và hồ sơ.
- Xác định phương pháp kiểm soát các bước công việc.
- Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm.
- Mô tả, diễn giải các bước công việc, biểu mẫu kèm theo.
- Những rào cản trong quá trình thực hiện Procedure là gì?
Đôi khi, việc thiết lập một quy trình cần những người quản lý đầu tư nhiều công sức để có thể hoàn thành, nhưng không phải ai cũng sẵn sàng bỏ thời gian ra để tạo lập. Một số người cho rằng việc làm quy trình gây mất thời gian và phức tạp, đó là vì họ chưa nhận thức rõ được tầm quan trọng của quy trình trong việc kiểm soát chất lượng công việc của nhân viên.
Rất nhiều người cho rằng việc trao đổi trực tiếp qua giao tiếp sẽ tiết kiệm thời gian hơn rà soát theo quy trình rất nhiều. Điều này không phải không đúng, nhưng trí nhớ không phải là thứ gì đó bạn có thể tin tưởng 100%, vậy những lúc hai bên quên mất mình đã nói gì, bạn dựa vào gì để đánh giá công việc đây? Chính là quy trình sẽ dẫn đường cho bạn vào lúc này đấy.
Bên cạnh hai khó khăn chính trên thì nội dung quy trình sơ sài, quá ít biểu mẫu, hệ thống tài liệu quá nhiều hay công ty không chịu cải tiến, cập nhật cũng là những yếu tố gây ảnh hưởng tới việc nắm rõ quy trình của nhân viên. Mà một khi nhân viên chưa nắm rõ nghiệp vũ thì sẽ rất khó để họ có thể thực hiện nghiêm túc theo những gì quy trình đưa ra.
Để một doanh nghiệp đi vào hoạt động một cách bài bản và chuyên nghiệp thì việc thiết lập một Procedure là vô cùng thiết yếu. Hy vọng qua bài viết này, bạn đọc có thể hiểu rõ tầm quan trọng của Procedure, từ đó có những đóng góp hữu ích cho công ty hay doanh nghiệp mà bạn đang làm việc. Chúc bạn thành công!